Наталья Жарова 8 сентября, 2014

Как найти время и стать более продуктивным?

Мы разобрались с целями, научились их правильно ставить, начали работу в направлении достижения поставленной цели, но что-то идет не так. И нет ощутимого движения. Давайте разберемся, почему правильная подготовка не привела к ожидаемому результату?

Все мы хотим больше успеть за день, за неделю или месяц, пятилетку за два года. Хочется быстрее приблизиться к мечте. Похвально! Но так ли это нужно?! В борьбе за желание «все успеть» — мы можем забыть о главном, для чего мы это делаем, для чего все это начиналось, что мы хотим получить в итоге?!

И чтобы все успеть. Нужно начать с главного…Суздаль. Конная карета

От чего мы откажемся?

Прежде, чем бросаться достигать супер-вершин. Нужно провести ревизию дел и целей. Да мы их поставили, скорее всего вымучивали, что теперь. А теперь их фильтруем.

Внимательно изучаем имеющиеся цели. Выбираем 3 (максимум!!!) крупные на год, которые будем реализовывать. Другие или отсекаем, или переносим на другое время, или по принципу остаточности (останется в этом году время сделаю).

Теперь все цели на месяц, неделю, день согласуем с этими целями на год. И если они не ведут нас к мечте — отказываемся от них.

Рутину, конечно, никто не отменят. Её нужно делать, но проявляя свой творческий потенциал. Где-то воспользовавшийся услугами помощников, где-то отложив дела на время, где-то оптимизировав процесс за счет современных устройств. В общем в теме рутины — творим и экспериментируем, и подстраиваем под наши задачи на год.

Все дела на день фильтруем по принципу: «важное срочное» и «важное не срочное» делаем и уделяем 80-90% времени, на «неважное срочное» оставляем оставшееся время (желательно самую не продуктивную его часть), а от дел «не важное не срочное» — можно совсем отказаться.Озеро. Геленджик

На что важно обратить внимание?

Нам нужно оптимизировать процессы. Если мы по полчаса ищем номер клиента, носки в шкафу — то теряем продуктивное время, которое могло пойти на решение важных задач. Ставим себе цель — оптимизировать процессы.

Я не знаю, как у Вас. Проговорю, как можно больше вариантов, что придумаю. Вы сами смотрите на свою жизнь. Чтобы понять, где теряете время зря — проведите такую практику: хронометраж.

Вы в течение для с утра записываете каждые 15 минут, что делаете. 

7:00-7:15 проснулся, добрел до ванное, умылся

7:15-7:30 искал носок для пары

7:30-7:45 готовил завтрак

7:45-8:00 искал чистую тарелку, пришлось мыть посуду и т.д.

Сразу видно, что нужно владельцу этого хронометража поправить.  Когда Вы проведете свой хронометраж, у Вас вскроются Ваши слабые стороны, которые нужно оптимизировать. Для получения более точного результата повторите его несколько раз в разные дни на неделе, ну и будьте честны перед собой, оценку никто ставить не будет. Это важно для вас.

С чего начинаем оптимизацию?

Разбираем свой рабочий стол дома и на работе (в зависимости от вашей занятости) — стол должен быть максимально свободным, чтобы приходя на работу и видя заваленный стол — у Вас с самого начала дня не опускались руки. Все перебираем, уделяем каждой вещи внимание и, если она уже не актуальна, отпускаем её в свободное плавание.

То, что оставляем, сортируем. В зависимости от специфики вашей работы сортировка будет разной. Имейте совок для срочных, но не важных дел, чтобы их закрыть дни/часы спада продуктивности. В разборе завалов и сортировке в помощь Вам книга «Магическая уборка», в ней подробно о избавления от ненужного и правильной сортировке вещей.

ВНИМАНИЕ! Делаем всю оптимизацию вне продуктивное время, не превращаемся в студентов перед экзаменом, когда занимаемся чем-нибудь, изображая занятость, лишь бы не делать сложную задачу.

Следующий шаг. Оптимизация работы компьютера. Тут тоже избавляемся от лишнего. На рабочем столе компьютера оставляем только то, что постоянно используем. Фото архив лучше перенести на жесткий диск, чтобы освободить память ПК. Книги, фильмы, программы, курсы и т.д., которые были скачены в порыве, но так и ни разу не открыты — либо беспощадно удаляются, либо назначается дата и время, когда эта электронная вещь будет использована.

Оптимизируйте процесс работы самого ПК. Почистите ошибки сами или обратитесь к специалисту, установите программы, которые будут помогать в работе, а те что мешают — удалите (например, компьютерные игры, которые часто занимают львиную долю нашего времени).Черное море. Геленджик

Фотографии сортируйте по датам. Один год — одна папка, в ней мероприятия по датам (3 сентября — Поездка в Абхазию и подобное) или название события (Путешествие в Москву), чтобы при необходимости Вы могли найти нужный файл, по названиям папок. Избавьтесь от папок «Новая папка» и подобного рода приколов.

Пишите так, как будь-то у Вас есть помощник, которого нужно отсылать в этот архив. Как Вы объясните ему, где находиться нужный файл, если на диске 355 новых папок, а время работы помощника за час — 1000 рублей. Готовы заплатить за поиск фотографии для Инстаграм, которую вы хотите выложить для друзей, 1000 рублей, а то и не одну тысячу.

 Почтовый ящик, месседжеры — отписываемся от неактуальных подписок, убираем все оповещения от социальных сетей, магазинов, чистим почту — оставляем только важное и к чему в будущем нужно будет возвращаться. В почте так же создаем папки ( может быть у Вас будет: «Личное», «Работа», «Поставщики», «Срочное» и т.д.)

Во время работы отключаем звук на телефоне или на все время отключаем звук у приложений (например, месседжеры или социальные сети, если они не нужны в работе).

Во время работы по оптимизации Вам будут попадаться всякие бумажки с тем, что нужно сделать. Их не выбрасываем сразу, а оптимизируем. Во-первых, перестаем записывать мысли, задачи на таких бумажках-напоминалках. Заводим бумажные, электронные ежедневники (какой больше нравиться), где ведем задачи на день, задачи на год, идеи для реализации. Тут только Ваш творческий подход, как Вы будете все это записывать и реализовывать.

Во-вторых, изучаем каждую напоминалку и сортируем их. Сразу. То что не будете делать, сразу выкидывайте. То что хотите, но пока не знаете, как и когда это реализовать. Запишите в Дневник Сканера. Про Дневник Сканера и как его использовать можете прочитать в книге «Отказывают выбирать» Барбары Шер. И те, что нужно сделать и они подходят под 3 цели на год, которые мы поставили себе — записываем в ежедневник и назначаем дату, когда исполним.

Помните самое важное — время, а не деньги, ваш главный ресурс. Позаботьтесь о нем.

Как найти время? — общие выводы

Не распыляемся. Выбираем максимум 3 крупные цели и планомерно к ним двигаемся. Все цели на месяц/день подстраиваем под основные цели, остальное — если будет время. 

Оптимизируем процессы, используем инструменты помогающие в этом — хронометраж, уборка и сортировка, делегирование. Не забываем правильно сортировать свои мысли. Отказываемся от утопичных вещей — типа бумажек-напоминалок, 1001 «Новой папки» на компьютере.

Ускоряем работу — за счет периодической чистки ПК, использования программ и ботов-помощников.

Не тратим время на бесполезные вещи. У каждого они свои, для меня — компьютерные игры, бесцельный серфинг в Интернете, прокрастинация.

Поделитесь статьей с друзьями:
Добавить комментарий: